Las listas de tareas son una buena herramientas para registrar tareas que deben completarse, por lo que no te olvides de hacerlas. Sin embargo, para muchos, también pueden convertirse en una distracción. Es fácil crear un inventario interminable de tareas y proyectos que nos mantengan tan ocupados que evitemos realizar proyectos generales que le brinden tracción a nuestras carreras. ¿Te suena familiar?
«Si todo lo que vive es una lista de tareas diarias, simplemente manejará las crisis y no necesariamente logrará lo que más importa», dice Sean Covey, quien agregó nuevas ideas a la próxima edición del 30 aniversario del clásico The 7 Hábitos de personas altamente efectivas por su difunto padre Stephen Covey.
Si deseas avanzar en lugar de simplemente marcar las cosas, considera estas seis herramientas que pueden ayudarte:
UNA DECLARACIÓN DE MISIÓN PERSONAL
Un mejor enfoque para administrar tu tiempo y hacer las cosas es comenzar con el desarrollo de una declaración de misión personal, que sirve como una constitución personal, dice Covey. «No tiene que ser largo o profundo, sino simplemente una declaración, que captura lo que se trata», dice. «Así es como comenzar con el fin en mente».
Covey sugiere planificar tu tiempo semanalmente, en lugar de hacerlo diariamente, identificando tus prioridades más altas para la semana. Cuando combinas tu misión personal y tus prioridades más altas, las cosas que haces cada día se alinearán con lo que más te importa.
UNA AUDITORÍA ENERGÉTICA Y DE ATENCIÓN.
El problema con las listas de tareas pendientes es que arrojan todo tipo de tareas en un cubo, pensando que puede pasar de una a otra sin ningún problema. Pero nuestra atención y enfoque no funcionan de esa manera, dice Maura Nevel Thomas, autora de Gestión de la atención: Cómo crear éxito y ganar productividad todos los días. Ella sugiere dividir las tareas en dos categorías: «poca atención» y «alta atención». Luego, pasa el día haciendo cosas que coincidan con tu energía.
Por ejemplo, las tareas de poca atención podrían incluir la eliminación de notificaciones de comunicación, como textos, correos electrónicos y mensajes instantáneos, y las tareas de alta atención podrían incluir escribir un artículo o hacer proyecciones presupuestarias. Ser consciente y combinar las tareas que deben realizarse con su nivel de atención puede ayudarte a hacer más en menos tiempo.
«Si hay otro adulto en su casa, cuida a los niños por turnos y haz las tareas de poca atención cuando estas a cargo de los niños y las tareas de alta atención cuando tu pareja esta a cargo de los niños», dice Nevel Thomas «Si usted es un cuidador individual en su casa, trabaje en las tareas de alta atención cuando los niños estén afuera, ocupados con un video o durmiendo una siesta».
UN COMPAÑERO DE RESPONSABILIDAD (O APLICACIÓN)
Otra poderosa herramienta de productividad es un compañero de rendición de cuentas que puede dar un buen ejemplo de trabajo enfocado, dice Hillary Rettig, autora de varios libros de productividad, incluido el próximo La productividad es poder: cinco prácticas liberadoras para estudiantes universitarios . Los compañeros de rendición de cuentas sirven como motivación para lograr lo que planeas hacer para el día al poner los pies en el fuego.
Si no tiene a alguien en quien confiar, Rettig recomienda Focusmate , una herramienta que lo empareja con un socio de responsabilidad para una sesión de coworking virtual y en vivo para que permanezcas concentrado en la tarea.
«Focusmate ayuda a resolver uno de los problemas centrales y las paradojas del trabajo de productividad», dice Rettig. «Muchas tareas requieren soledad para pensar y concentrarse, pero al mismo tiempo somos criaturas intensamente sociales que tienden a no lidiar bien con la soledad». Focusmate automatiza el proceso de búsqueda de uno y proporciona acceso a una comunidad global de amigos trabajadores.
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PREGUNTAS DIARIAS
El consultor de liderazgo Jones Loflin , autor de Siempre creciendo , se mantiene encaminado y motivado al terminar su día respondiendo preguntas diarias.
«Me encanta el trabajo del Marshall Goldsmith en torno a la idea de las preguntas diarias», dice. “Se te ocurren varias preguntas que quieres hacerte al final de cada día para asegurarte de que estás enfocado en las cosas correctas. Y te calificas por lo bien que te fue ”.
Por ejemplo, una de las preguntas que se hace Loflin es: «¿Hice mi mejor esfuerzo para invertir al menos 15 minutos en cultivar una relación más fuerte con alguien?»
«Tengo preguntas creadas para las tres áreas clave de mi vida: trabajo, yo y relaciones», dice. “Cambio las preguntas según sea necesario. Debido a que soy competitivo, quiero obtener el puntaje más alto posible cada día, por lo que las preguntas se me plantean durante todo el día «.
UNA HORA DE PODER
Otra forma de obtener tracción es reservar al menos una «hora de energía» cada día programada con anticipación en tu calendario, sugiere Lisa Zaslow, fundadora de Gotham Organizers . Durante ese tiempo, te enfocas en hacer lo que es más importante.
«No hay interrupciones, no es broma», dice ella. «Establezca una alarma para saber cuándo se acabó la hora».
Una hora focalizada suele ser suficiente para hacer mucho, generalmente más de lo que piensas, agrega Zaslow «. En estos días, donde las personas trabajan desde casa, educan a sus hijos en el hogar y se adaptan a un entorno que cambia rápidamente, puede ser más manejable exprimir en una hora súper productiva que tener el objetivo poco realista de trabajar al máximo rendimiento durante todo el día, » ella dice.
OBJETIVOS BIEN DEFINIDOS
Ser productivo se trata de pasar la mayor parte de tu tiempo haciendo lo que está alineado con sus objetivos más importantes, dice el consultor de estrategia y gestión empresarial Hamish Mackenzie, fundador de Hamish Mackenzie Consulting .
«No tenga más de tres objetivos estratégicos anuales bien definidos a la vez», dice. Mackenzie sugiere dividirlos en tres submetas trimestrales y tres mensuales, desglosándolos en pasos de acción que no demoren más de dos horas en completarse.
«Al comienzo de cada semana, asigne estas tareas a días y horas específicos en orden de prioridad, un máximo de tres por día», dice. “Cada noche, abre todos los materiales que necesitas para atacar tu tarea más importante al día siguiente. Y cada mañana, completa tu tarea más importante antes de hacer cualquier otra cosa «.
Los fanáticos de la lista de tareas difíciles no necesitan deshacerse de la lista por completo, pero sepan que no debería ser la única herramienta en su caja de herramientas de productividad. La productividad es hacer las cosas correctas en el momento correcto.
Traducción de 6 tools that are more powerful than to-do lists for productivity